Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website:

2. Welche Daten sammeln wir?

Wir sammeln folgende Daten:

2.1 Chatbot-Daten

• Nachrichten: An den Chatbot gesendete Kundennachrichten
• Kontaktdaten: Telefonnummern und E-Mail-Adressen (sofern angegeben)
• Gesprächsmetadaten: Zeitstempel, Kanal (Web/WhatsApp), Unternehmens-ID
• KI-Antworten: Vom KI-Modell generierte Antworten
• Tool-Nutzung: Welche Tools (z.B. Verfügbarkeitsprüfung, Buchungserstellung) verwendet wurden

2.2 Buchungsdaten

• Name, E-Mail, Telefonnummer
• Buchungstermine und ausgewählte Dienstleistungen
• Zahlungsinformationen (falls zutreffend)

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browser-Typ und -Version
• Zugriffszeitpunkt

3. Wie verwenden wir Ihre Daten?

• Chatbot-Service: Zur Beantwortung von Anfragen und Buchungsverwaltung
• KI-Training: Zur Verbesserung der KI-Genauigkeit (anonymisiert)
• Kundensupport: Bei Problemen oder Anfragen
• Rechtliche Verpflichtungen: Zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

4. Datenspeicherung & Aufbewahrung

Andere Daten werden gespeichert, bis:

• Sie eine Löschung beantragen (Recht auf Vergessenwerden)
• Der Speicherzweck entfällt
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen ablaufen

5. Datenstandort & Drittanbieter

Ihre Daten können in folgenden Regionen verarbeitet werden:

5.1 Datenbanken

• Neon PostgreSQL: EU-Region (Frankfurt) oder US-Region (je nach Konfiguration)
• Verschlüsselte Speicherung im Ruhezustand und bei Übertragung

5.2 KI-Verarbeitung

• OpenRouter: KI-Gateway für Modellzugriff (USA)
• Google Gemini: KI-Modell für Textverarbeitung (USA)
• Daten können in den USA verarbeitet werden (Standard Contractual Clauses gemäß DSGVO Art. 46)

5.3 Messaging-Dienste (optional)

• Twilio: WhatsApp-Nachrichten (USA, DSGVO-konform)
• Meta/WhatsApp: Messaging-Plattform (USA/Irland)

6. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben folgende Rechte:

7. WhatsApp Opt-In & Opt-Out

Wenn Sie WhatsApp-Benachrichtigungen erhalten:

• Opt-In: Durch das Senden Ihrer ersten Nachricht stimmen Sie automatisch zu
• Opt-Out: Antworten Sie mit "STOP", um keine weiteren Nachrichten zu erhalten
• Opt-In erneut: Antworten Sie mit "START", um sich erneut anzumelden
• Wir speichern Ihren Opt-In/Opt-Out-Status und Zeitstempel zur Compliance-Nachverfolgung

8. Cookies & Tracking

8.1 Notwendige Cookies (immer aktiv)

Diese Cookies sind für die Funktion der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden:

• __session (Clerk): Authentifizierungs-Cookie für Anmeldung und Sitzungsverwaltung
• cc_cookie (Hebelki): Speichert Ihre Cookie-Einstellungen (6 Monate)
• Funktionale Cookies: Für Chatbot-Persistenz und Konversationsverlauf

8.2 Analyse-Cookies (opt-in erforderlich)

Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit der Website interagieren (derzeit nicht implementiert):

• Google Analytics: _ga, _gid (falls Sie zustimmen)
• Anonyme Nutzungsstatistiken und Seitenaufrufe

8.3 Marketing-Cookies (opt-in erforderlich)

Derzeit verwenden wir keine Marketing- oder Tracking-Cookies. Sollten wir diese in Zukunft nutzen, werden Sie um Ihre Zustimmung gebeten.

Cookie-Verwaltung: Sie können Cookies jederzeit in Ihren Browser-Einstellungen löschen oder blockieren. Beachten Sie, dass dies die Funktionalität der Website beeinträchtigen kann.

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen Ihre Daten durch:

• TLS/SSL-Verschlüsselung für alle Übertragungen
• Verschlüsselte Datenbanken im Ruhezustand
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung (Clerk Auth)
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Minimierung der Datenspeicherung (90-Tage-Limit)

10. Auftragsverarbeitung (für Geschäftskunden)

Wenn Sie Hebelki als Unternehmen nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Hierfür stellen wir folgende Dokumente gemäß DSGVO Art. 28 bereit:

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken widerzuspiegeln. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt.

12. Kontakt & Beschwerden

Für Datenschutzanfragen kontaktieren Sie uns:

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen:

Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn
Website: www.bfdi.bund.de